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            東北電力大學教育基金會檔案管理辦法

            東北電力大學教育基金會檔案管理辦法

            第一章總則

            第一條為了加強東南大學教育基金會(以下簡稱基金會)的檔案管理,充分發揮檔案資料的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《基金會管理條例》、《會計檔案管理辦法》等規定,結合基金會的實際,制定本辦法。
               第二條基金會辦公室為文件檔案資料具體管理部門,負責本辦法的具體實施?;饡攧帐覟闀嫏n案具體管理部門,負責會計檔案材料的整理、歸檔和保管工作。指定檔案管理人員,做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作,每年3月底按照進行整理統一造冊,將長期保存的檔案資料向東南大學檔案館歸檔。嚴防毀損、散失和泄密。短期保存資料及經常查閱的資料保存在相關部門。嚴防毀損、散失和泄密。 

            第三條基金會檔案資料分為文書檔案資料、項目檔案資料、會計檔案資料。文書檔案資料、項目檔案資料、會計檔案資料須按年度分別立卷、分類成冊。 

            在工作中形成的各種有保存價值的資料,都應按照本辦法立卷統一歸檔。

            第四條文件往來需進行登記,承辦要保證文件的系統完整,辦理完畢后由專人保管待統一歸檔。 

            1、項目檔案要按照捐贈登記表的順序歸類整理,由專人保管。

            2、會計年度終了形成的會計檔案,由會計人員按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案清冊。待統一歸檔。

            第五條 公文承辦人員應保證經辦文件的完整(各種附件一律不準抽存),并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

            第二章歸檔范圍及保管期限

            第六條文書檔案的歸檔范圍包括:上級機關印發、基金會制發或工作中形成的,具有查考價值的各種文件材料。 

            第七條文書檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括:
               1
            、上級部門下發的工作文件,保存期限長期。
               2
            、基金會上報的工作計劃、總結、報告、請示及批復,保存期限長期。
               3
            、會議文件、紀要、記錄、會議決定、領導講話材料,保存期限長期。
               4
            、規定、制度、辦法、通報等,保存期限長期。
               5
            、預決算、統計報表、調查材料、經驗介紹等,保存期限長期。 

            第八條項目檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括:
            1
            、與基金會洽商捐贈事項的往來信函、信件,保存期限長期。
            2
            、與基金會簽訂的合同、捐贈協議書、捐贈意向書等,保存期限長期。
            3
            、捐贈登記表、項目申報材料、完成材料、評估材料,保存期限長期。 

            第九條會計檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括: 

            1、會計賬簿:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿等會計核算專業資料,保存期限永久。
               2
            、預算、決算報表、年度統計報表,保存期限永久。
               3
            、年檢報告、審計報告、其它財務報告,保存期限永久。
               4
            、專項基金、捐贈情況統計表等統計報表,保存期限永久。
               5
            、會計檔案移交清單、會計檔案保管清冊、銷毀清冊,保存期限永久。 

            第三章立卷要求

            第十條案卷質量總的要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。
               第十一條卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
            會計憑證類按會計憑證編號、月份先后次序分裝成冊;會計賬簿類按年度成本;財務報告類、其他類按年度歸類成冊。
               第十二條卷內文件材料應按順序,依次編寫頁號。
               第十三條按規定的格式逐項填寫文件目錄,填寫的字跡要清楚,卷內文件目錄放在卷首。
               第十四條案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料必須修復,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,傳真件應保存其復印件。裝訂應采用線繩左側穿孔裝訂法,做到整齊、牢固、便于保管和利用。 

            第四章保管、移交和銷毀

            第十五條應經常保持檔案的衛生、整潔,做好防塵、防潮、防蟲、防丟失等安全和保密工作,做到收實相符。 

            第十六條檔案不得借出、不得攜帶出境。
            如有特殊需要,會計檔案經秘書長批準,可以提供查閱、摘抄、復印,并辦理登記手續;項目檔案的查閱、摘抄、復印等也須經秘書長批準,并辦理登記手續;文書檔案經辦公室主任批準,可以提供查閱、摘抄、復印,并辦理登記手續。
               第十七條查閱、摘抄、復印檔案須由基金會檔案管理人員陪同。
            查閱、摘抄、復印人員應當做到:
               1
            、嚴格遵守保密紀律;
               2
            、不得擅自向他人傳播檔案內容;
               3
            、不得翻閱、摘抄、復制與查閱內容無關的材料。
               第十八條查閱檔案時,嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發現上述情況應追究當事人責任。
               第十九條認真履行移交、銷毀手續。移交、銷毀檔案由秘書長審批,辦公室專人監交、監銷。 

            第二十條本辦法自發布之日起執行。 

             


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